Política de privacidad y tratamiento de datos personales
No se puede dejar de lado lo manifestado en la Constitución Política de Colombia con relación a la regulación básica de los estados de emergencia, donde se estipula que, sin importar las condiciones de declaratoria, no se debe detener el ejercicio de las funciones de los poderes públicos y no se pueden desconocer las garantías fundamentales de los colombianos.
En ese orden de ideas y gracias a la gravedad de la situación que aqueja el país y el mundo en este momento, es prioridad de codechoco acoger lineamientos que se adapten a los cambios jurídicos que trajo consigo el estado de emergencia, sin desconocer o dejar de proteger los derechos fundamentales derivados del artículo 15 de la carta.
En primer lugar, se ha de aclarar que según las disposiciones de la ley 1581 de 2012, la autorización para el manejo de datos personales no es necesaria cuando el país se encuentra en estado de emergencia.
No quiere decir lo anterior que codechoco no cumpla con el resto de los requisitos establecidos por el Régimen General de Protección de Datos Personales y adaptar medidas que protejan los datos sensibles de los titulares.
Tampoco se debe entender que se deba omitir la autorización para todos los casos, pues esta solo se suprimirá cuando la situación lo amerite.
Por otro lado, es fundamental entender que los datos relacionados con el estado de salud de las personas sean o no por el COVID-19, tienen una naturaleza sensible, por tal motivo el ámbito de protección será mayor.
El tratamiento de datos personales dentro de los términos del estado de emergencia se implementará bajo los principios de:
- Finalidad: los datos personales recolectados sin autorización del titular serán únicamente destinados para prevenir, tratar o controlar la propagación del virus COVID-19.
- Veracidad o calidad: todos los datos personales brindados en el estado de emergencia se presumen como ciertos y adaptados a la realidad.
- Circulación restringida: el acceso a la información solo la tendrá las personas capacitadas para el manejo de los datos, no se les dará a terceros no autorizados.
- Seguridad: se adoptarán medidas estrictas para la protección de datos personales.
En esta Política se encuentran los lineamientos legales y corporativos bajo los cuales codechoco realiza el tratamiento de los datos personales, la finalidad, los derechos del titular, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante codechoco.
| RAZON SOCIAL | CORPORACION. AUTONOMA REGIONAL PARA EL DESARROLLO SOSTENIBLE DEL CHOCO |
|---|---|
| NIT | 899999238 |
| REPRESENTANTE LEGAL | Arnold Alexander Rincon Lopez |
| CEDULA | 11804627 |
| DOMICILIO | Quibdó |
| DIRECCION | carrera 1 # 22 - 96 |
| CORREO ELECTRÓNICO | contacto@codechoco.gov.co |
| TELEFONO | 6711343 |
Principios:
| LEGALIDAD | codechoco está en procura de los mandatos que la Ley, la Superintendencia de Industria y Comercio y demás autoridades dispongan para estructurar una política seria y responsable que vele por el correcto tratamiento y privacidad de la información contenida en nuestras bases de datos. |
|---|---|
| FINALIDAD | codechoco está comprometida para que el uso de los datos personales que estén contenidos en sus bases de datos sea única y exclusivamente al que se refiera en el presente documento; cuya única excepción de revelarlos por un motivo ajeno al aquí contenido, sea cuando una entidad con la autoridad competente lo demande. |
| LIBERTAD | El tratamiento de datos personales se llevará a cabo de acuerdo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, tanto para la información ya registrada como para los nuevos registros. |
| VERACIDAD O CALIDAD | La veracidad de la información registrada en nuestras Bases de Datos depende de la información suministrada por el titular al momento de efectuar su correspondiente registro. codechoco asume bajo la buena fe de su responsable proceder, que la información suministrada por el titular y que los datos que consigna son veraces. |
| TRANSPARENCIA | codechoco se compromete a adelantar todas las gestiones y llevar a cabo todos los procedimientos en la búsqueda del cumplimiento de los mandatos legales, de manera transparente y clara, tanto ante los titulares de la información contenida en las bases de datos como ante las autoridades. |
| ACCESO Y CIRCULACION RESTRINGIDA | El acceso a la información, así como la circulación de la misma, será restringido y estará sujeta a protocolos internos que respalden el uso responsable de los datos que allí se contengan. |
| SEGURIDAD | codechoco estará en procura de proteger la información almacenada en sus Bases de Datos mediante la adopción de prácticas que eviten el daño, adulteración o perdida de la información, al igual que la consulta, uso o acceso no autorizados o fraudulentos. |
| CONFIDENCIALIDAD | Se manejará, conservará y mantendrá con carácter confidencial toda la información que provenga de los titulares de acuerdo a las directrices de los organismos de control y demás disposiciones que señalen el tratamiento responsable de las bases de datos. |
Tratamiento:
Para los efectos de la presente Política de Privacidad, el responsable del Tratamiento directamente o a través de Encargados del Tratamiento, podrá recolectar, almacenar, usar, circular, actualizar, suprimir, rectificar o realizar cualquier otro tipo de Tratamiento sobre los Datos Personales de sus grupos de interés, ajustándose en todo momento a lo dispuesto por las normas vigentes y para las finalidades que se describen a continuación:
Condiciones de uso, tratamiento y finalidad de datos personales: En observancia de la normatividad que rige el tratamiento de datos personales y uso de la información en consonancia con el derecho de Habeas Data, codechoco hará uso de la información que reposa en sus bases de datos, únicamente para establecer contacto físico y/o virtual en el desarrollo de las acciones que demanden la ejecución de su actividad, Construcción de soluciones de tecnología.
Finalidades:
a) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el titular de la información.
b) Realizar invitaciones a eventos y nuevos productos y servicios.
c) Efectuar encuestas de satisfacción respecto a los bienes y servicios ofrecidos por codechoco
d) Suministrar información de contacto a la fuerza comercial, red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual codechoco tenga vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo para la ejecución de las mismas.
e) Contactar al titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
f) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por codechoco con el titular de la información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato o según lo disponga la ley.
g) Archivar los datos para el cumplimiento de almacenamiento empresarial.
h) Envío de facturas electrónicas, así como documentos financieros, contables, estados de cuenta, entre otros requeridos para efectuar con normalidad los procesos administrativos, legales, comerciales y operativos de codechoco.
i) Llamadas para la relación entre la empresa y el usuario.
j) Los datos recolectados relacionados con la pandemia mundial, el estado de emergencia y el COVID-19 únicamente tienen como finalidad evitar la propagación del virus y controlar sus efectos.
k) Las demás que se puedan presentar por el cumplimiento del objeto social de codechoco.
codechocosolicita de forma explícita el debido consentimiento de las personas cuyos datos son registrados, previos a practicar el proceso de registro. Una vez realizado el registro de los datos personales, el manejo de la información que reposa en las bases de datos estará sujeto a las políticas de tratamiento de codechoco, sus políticas de funcionamiento internas diseñadas conforme al mandato legal.
La autorización y consentimiento se darán de forma explícita por (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización; lo anterior mediante herramientas físicas o digitales; en los formatos previstos por codechoco para este propósito.
codechoco no requerirá el uso de autorización y consentimiento cuando se trate de una emergencia en general, así como de la emergencia relacionada con la pandemia mundial, únicamente si la situación lo amerita. La falta de autorización por la esta causal, no exime a codechoco de realizar una debida protección de datos personales.
Entendido así lo anterior codechoco, declara que ha establecido en su política interna para el tratamiento de datos personales, los protocolos que establece la Ley y a los cuales se sujetará en cuanto al tratamiento de datos sensibles.
Los datos personales relacionados con el COVID-19 o los relacionados con procedimientos en el marco de la pandemia mundial, acatando las normativas locales, regionales y/o nacionales, serán catalogados como datos sensibles. Estos datos personales únicamente serán recolectados con fines de prevención y/o cumplimiento de solicitudes emitidas por las autoridades; por ejemplo, pero sin limitarse únicamente a ellos: la temperatura, estados de salud, viajes realizados recientemente, información de contacto; lo anterior antes de ingresar a los establecimientos de codechoco.
Por otro lado, según lo dispuesto en el Artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 se atenderá a lo que está descrito para el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. En este último caso codechoco, se ajustará a los requisitos especiales para el manejo de esta información según lo dispuesto en el Artículo 12° del Decreto 1377 de 2013.
Entendido así lo anterior, codechoco declara que ha establecido en su Política Interna para el Tratamiento de Datos Personales, los protocolos que establece la ley, y a los cuales se sujetará en cuanto al tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.
| ACCESO Y CONSULTA | Derecho que tiene el Titular a ser informado por el Responsable del Tratamiento, o los Encargados del Tratamiento, previa solicitud, respecto de qué Datos Personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos del Responsable del Tratamiento, origen, uso y finalidad que se le han dado a los mismos. |
|---|---|
| CORRECCIÓN O ACTUALIZACIÓN | Derecho del titular a que se le actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados que induzcan a error. |
| SUPRESIÓN | Derecho del titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos, o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o que no haya sido autorizado. Esta solicitud no procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual de estar en la base de datos. |
| REVOCACION DE LA AUTORIZACIÓN | Derecho del titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento. |
| INFRACCIÓN | Derecho del titular a solicitar que se subsane el incumpliendo de la normativa en materia de protección de datos personales. |
| CONSULTA DE LA AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO | Derecho del Titular a solicitar prueba de la Autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales. |
| QUEJA ANTE LA SIC | Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones en materia de Protección de Datos Personales, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. |
a) Garantizar al Titular de manera permanente el pleno y efectivo respeto de los derechos que le asisten en relación con sus datos personales mediante los canales que sean establecidos para tal fin.
b) Conservar la información de acuerdo con las Políticas Internas que permiten garantizar razonablemente la implementación de medidas de seguridad, procurando evitar daño, adulteración, plagio o pérdida de la información, así como consulta, uso o acceso no autorizado.
c) Comunicar al Titular de la información sobre la finalidad de la recolección de esta, así como los derechos que le asisten sobre esta.
d) Permitir el acceso a la información únicamente por los respectivos Titulares, sus Causahabientes, Representantes Legales, Entidades Públicas o Administrativas en ejercicio de sus funciones legales, por orden judicial o personas autorizadas por la Ley.
e) Cumplir con los requerimientos, directrices que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás autoridades competentes sobre la política de tratamiento de datos personales y manejo de la información.
f) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten eventualidades violaciones a los protocolos de seguridad de la información o existan riesgos en la administración de la información entregada por los Titulares.
a) Cumplir en el desarrollo de las actividades contratadas, con la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, así como con todos aquellos procedimientos, guías y/o directrices que imparta el Responsable del Tratamiento en materia de Protección de Datos Personales.
b) Adoptar, según instrucciones del Responsable del Tratamiento, todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Implementar una Política de Protección de Datos Personales que se ajuste a lo dispuesto por las normas que regulan la materia.
d) Dar Tratamiento a los Datos Personales conforme a las instrucciones que reciba expresamente del Responsable del tratamiento, absteniéndose de usarlos para fines distintos a los contratados.
e) Abstenerse de suministrar, ceder o comercializar los Datos Personales con terceras personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, salvo que la misma sea de naturaleza pública sin sujeción a reserva, o sea requerida por una autoridad competente en el ejercicio de sus funciones legales.
f) Guardar estricta confidencialidad respecto de los datos de carácter personal a que tuvieran acceso en ejercicio de las actividades contratadas, así como a cumplir diligentemente el deber de guardia y custodia sobre los mismos durante todo el término vigencia del contrato y aún después de producida la terminación.
g) Acceder o consultar la información o Datos Personales que reposen en las Bases de Datos del Responsable del Tratamiento únicamente cuando sea estrictamente necesario para el ejercicio de las actividades contratadas.
h) Reportar al Responsable del Tratamiento de manera inmediata a su materialización o al momento en que llegaren a su conocimiento, por los conductos y medios establecidos por este, cualquier incidente o amenaza de incidente que afecte o pueda llegar a afectar directa o indirectamente la protección de datos personales.
i) Garantizar en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del el Derecho de Hábeas Data de los Titulares, así como el debido proceso en caso de presentarse acciones en materia de Protección de Datos Personales.
j) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012.
k) Actualizar la información reportada por el Responsable del Tratamiento, dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
l) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
m) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
n) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
p) En caso de recolectar datos por cuenta del Responsable de Tratamiento, requerir la autorización de los Titulares, en los casos en los que se requiera, conforme a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, y demás normas que la complementen, sustituyan, modifiquen o deroguen.
codechocose compromete a respetar el derecho de los Titulares de los datos personales. Estos derechos corresponden a: conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar autorización de la información que se encuentra registrada en nuestras bases de datos.
Siempre con preocupación por el cumplimiento de las disposiciones legales y de las directrices que emitan las autoridades competentes, en aras de que el Titular realice cualquiera de las solicitudes enunciadas en el párrafo inmediatamente anterior, realice además quejas y reclamos codechoco ha dispuesto como canal de comunicación oficial el siguiente: codechoco@politicadeprivacidad.co.
Cuando un titular realice una solicitud a través del canal dispuesto para este procedimiento codechoco realizará efectivamente el trámite correspondiente a dicha solicitud en los plazos que dispone la Ley atendiendo a la naturaleza de la solicitud, previa demostración de la autenticidad y verificación de la veracidad de su titularidad.
codechoco no se hace responsable de solicitudes enviadas por canales diferentes al dispuesto para el tratamiento de datos.
Correo Electrónico: codechoco@politicadeprivacidad.co
El resto de términos y condiciones se encontrarán en lo establecido en la Ley 1581 de 2012.
En cualquier momento y sin previo aviso codechoco podrá efectuar modificaciones sobre estas políticas; dichas modificaciones serán publicadas en: https://www.politicadeprivacidad.co/politica/codechoco.
Es responsabilidad del Titular enterarse de manera frecuente y por su cuenta de los cambios realizados.
Una cookie es un fichero que se descarga en tu ordenador o equipo al acceder a determinadas páginas web. Las cookies permiten a una página web, entre otras cosas, almacenar y recuperar información sobre los hábitos de navegación del usuario o de su equipo y, dependiendo de la información que contengan y de la forma en que utilice tu equipo, pueden utilizarse para reconocer al Usuario.